A participação do evento será só por convite. A organização não cobrará aos delegados nenhuma quantia em conceito de assistência ao encontro. Sem embargo, a organização não cobrirá os gastos relativos aos deslocamentos, transporte ( exceto os coletivos), alojamento e diárias.
O registro de participantes começará no domingo dia 22 de Fevereiro, ainda que ao menos com 10 dias de antelação, deverá remitir-se o correspondente formulário de registro à Secretaria da Reunião eisevi@segib.org.
Para fins de identificação e segurança, todos os participantes deverão levar em um lugar visível os cartões de identificação proporcionados pela Secretaria da Conferência.
A Secretaria-Geral Ibero-Americana reservou um número limitado de habitações no Hotel Meliá Castilla (www.meliacastilla.com).
As reservas de alojamento se solicitarão diretamente ao Hotel , segundo o formulário de reserva que se acompanha..
A organização tem bloqueadas as habitações até o 1 de fevereiro de 2009, não garantindo a partir dessa data a disponibilidade das mesmas devido à alta ocupação hoteleira na cidade de Madri. Para beneficiar-se dos descontos corporativos deverá realizar-se com antelação à data indicada pelo hotel, e assumir por cada delegado sua política de cancelamento.
A realização da reserva não exime do envio do correspondente formulário de acreditação à secretaria da reunião.